Ferda AS er Nordens ledende forhandlerkjede av bobiler og campingvogner for både salg og utleie. De har siden 1984 jobbet for å gjøre livet i bobil og campingvogn tilgjengelig og attraktivt for alle. Ferda er medlem av Norsk Caravanbransjeforbund – interesseorganisasjonen for caravanforhandlere i Norge. De har i dag ti avdelinger spredt utover hele landet.
Bakgrunn
Ferda har hatt mange år med positiv utvikling og har ekspandert til å bli en anerkjent forhandlerkjede. Med dette følger administrativt arbeid som øker jevnt med størrelsen på selskapet. Ferda benytter Verendus, et skybasert forretningssystem der ansatte manuelt har hentet ut data som brukes til å utarbeide rapporter og analyser. For å hente ut data fra hele konsernet var Ferda nødt til å logge inn med en egen bruker for hver enkelt avdeling. Repeterende arbeid på flere brukere for å hente ut ønsket informasjon var tidkrevende, noe som gjorde at man ikke prioriterte oppdaterte data til enhver tid. På bakgrunn av dette ville Ferda ha en RPA-løsning. Denne skal daglig kunne logge seg inn og hente ut dataene, noe som sørger for at datagrunnlaget alltid er oppdatert.
Hva er Robotic Process Automation (RPA)?
I de siste årene har bruken av RPA-løsninger blitt mer vanlig i private og offentlige bedrifter. På norsk blir RPA gjerne kalt en «digital medarbeider». Ved hjelp av et RPA-verktøy lager man en automatiseringsløsning som kan forbedre, erstatte og effektivisere manuelt arbeid. En slik løsning legger til rette for videre skalering og krever minimalt med endring for å gjenta samme jobb for enda en avdeling. For å holde kompleksiteten lav er det avgjørende at automatiseringsløsningen har tydelige regelsett på forventet oppførsel. RPA fungerer ved at man designer en forventet oppførsel for oppgavene man ønsker å løse. Videre legger til rette for bestemte utfall med konkrete rammer på hva som skal gjøres. En RPA-løsning vil aldri avvike fra aktiviteten løsningen er bygd for å løse. Den vil kun stoppe der den møter uforutsette hindringer, med mindre kunstig intelligens er implementert.
Automatisering for effektivisering
Å få daglig oppdaterte analyser var tidkrevende for Ferda. Dette medførte at analysene ikke var oppdaterte til enhver tid. RPA-løsningen har blitt satt til å gjøre alt dette arbeidet, slik at de ansatte kan gå rett til analysene i stedet for å grave rundt i datafiler. Dermed har de nå alltid riktig sluttsum, og mulighet for å vite nøyaktig YTD hver dag. Med et slikt oppdatert datagrunnlag stiller man blant annet sterkere overfor bankene med tanke på trygghet for finansiering og lån. I dag benyttes Power BI til å lage rapporter av dataene. Det er mange muligheter for videreutvikling av løsningen, og alt av innloggingsinformasjon er lagret i et trygt «hvelv» kalt Credential Vault. Dette hvelvet gjør det mulig å referere til krypterte passord fremfor å måtte hardkode innloggingsinformasjon.
Noen fordeler med Robotic Process Automation (digital medhjelper)
En av oppgavene løsningen utfører daglig, er innhenting av finansielle data, der det lastes ned Excel-ark som kombineres med bruk av Excel-makroer. Gevinsten oppstår der enkelt arbeid repeteres på tvers av brukere og banker. Eksempelvis krever den ene banken fire ulike brukere der akkurat det samme arbeidet skal gjøres. Å erstatte repetitivt arbeid som følger enkle regelsett vil være enkelt, da det krever lav grad av fleksibilitet. Videre laster systemet ned varelagerdata og publiserer disse på SharePoint og en FTP-server daglig.
En stor fordel med denne typen løsning er at man når som helst kan starte programmet på nytt uten ekstra kostnader. Dette fordi man ikke trenger flere lisenser for de ulike robotene. For å finne ut hvor man vil oppnå høyeste ROI vurderer man hele tiden hvor det er mest penger å spare. Kort oppsummert gjør Ferdas RPA-løsning minst 16 timers arbeid ukentlig. En planlagt kjøring skjer på morgenen. Noe som medfører at oppdaterte rapporter er klare når de andre ansatte starter arbeidsdagen sin.
Prosess
Med denne typen prosjekter er det viktig å kartlegge behov, samt definere noen konkrete mål for løsningen før man setter i gang. Det er også viktig å skape en god forståelse av hvor man kan oppnå høyest ROI. Med mange automatiseringsmuligheter lager man først en prioriteringsrekkefølge basert på ROI. Deretter starter selve utviklingen av arbeidsflyten og løsningsdesignet. Testing foregår kontinuerlig for å sikre en optimal løsning. Ferdas løsninger er sammensatt av flere underprosesser. Dette gir en utviklingsprosess som er oversiktlig for kunden, og der det ofte integreres inn mer funksjonalitet som produksjonssettes etter hvert som akseptansetestene bestås. En slik prosessmodell blir ofte kalt CI/CD (Continuous Integration / Continuous Deployment).
Når man har produksjonssatt en RPA-løsning, kan det oppstå behov for vedlikehold og tilpasninger. Ofte bygger man logikk og oppførsel basert på informasjon og data fra en tredjepart. Endres informasjonen som automatiseringsløsningen leser eller mottar, er man avhengig av å tilpasse løsningen. Dette for å sikre forventet oppførsel, noe som normalt er en enkel og kort prosess.
Merkbar gevinst
Løsningen har spart bedriften for mye tid, i tillegg til å sørge for økt sikkerhet og færre feil samt bidra til at de ansatte kan bruke tiden sin på andre oppgaver. Løsningen er utviklet med tanke på fremtidig skalering. Videreutviklingen vil baseres på hvor det kan genereres høyest ROI. I hovedsak automatiserer løsningen noen manuelle prosesser, men vi kan også si at det er gjort noen forbedringer. Ferda er fornøyd med løsningen og ser at den gir en merkbar gevinst, ved at de hver morgen kan ta i bruk dataene umiddelbart. Denne typen automatiseringsløsning kan skape verdi for en rekke andre selskaper også – vi ser frem til mer utvikling innen RPA i fremtiden.
