CEWE effektiviserer planleggingsprosessene med Profitbase Planner
Om CEWE
CEWE er Europas ledende produsent av personlige fotoprodukter med 14 høyteknologiske produksjonsanlegg og 3900 ansatte i 26 europeiske land, inkludert Norge og Sverige. Det er et moderne og fremtidsrettet selskap, som har som mål å holde seg foran markedet.
Sammen med Profitbase-partner PBC, har CEWE implementert Profitbase Planner i Skandinavia (Norge og Sverige), for å effektivisere sine økonomiske budsjett- og prognoseprosesser. Nicolay Gulliksen, CEWE Skandinavias regnskapssjef, forteller om regnskapsteamets erfaringer med Profitbase Planner som et effektivitetsdrivende verktøy.
*Obs: referanser til CEWE i denne kundehistorien gjelder divisjonen i Skandinavia (Norge og Sverige).
Situasjon
Med 35 avdelinger har CEWE, som mange andre bedrifter, brukt Excel som planleggingsverktøy. Både det norske og svenske kontoret håndteres fra Norge, med felles rapportering til Tyskland.
Det er en kjent sak at Excel-modeller begynner å vokse i omfang og kompleksitet etter å ha vært i bruk i en lengre periode. På toppen av dette hadde CEWE dessuten to forskjellige land som skulle håndteres i samme løsning. Feil kunne fort oppstå, eksempelvis når en formel ble slettet eller endret uten at noen oppdaget dette i etterkant.
«Man må hele tiden være hundre prosent sikker på at formelen er korrekt og at man, eller noen andre, ikke har skrevet over formelen,” sier Nicolay.
Problemstilling
CEWEs økonomistab ønsket mer trygghet, transparens og effektivitet i planleggingsarbeidet.
«Det var flere enn meg som kunne jobbe med Excel-modellen. Problemet var at det eksisterte flere versjoner, så det var vanskelig å sikre at alle jobbet med samme og siste versjon. Samtidig var det utfordrende å se hva andre hadde gjort. Alt i alt ble det vanskelig å holde oversikt og føle seg trygg på sluttresultatet,” sier Nicolay.
Et eksempel på noe som var frustrerende med den forrige løsningen var når en ny konto ble opprettet. Modellen måtte da oppdateres og rapporten måtte justeres og sjekkes for å sikre et riktig resultat.
Det var ikke mulig å håndtere denne typen dynamikk på en god måte i Excel-modellen, så det endte opp med å bli et veldig tidkrevende arbeid.
Med Profitbase Planner har man derimot en løsning med en sentralisert struktur som gjør det enkelt å håndtere oppdateringer i datagrunnlaget og andre tilsvarende endringer.
Økonomistaben var flinke til å bruke og levere Excel-modeller, men de var veldig motiverte for å få på plass et godt planleggingsverktøy.
Målet var å få på plass en løsning som kunne håndtere utfordringene, og som ville gjøre arbeidet mer effektivt, og dermed morsommere.
Løsning
Profitbase Planner ble CEWEs nye budsjett- og prognoseløsning. Planleggingsverktøyet hjelper CEWE med å effektivisere prosessene, administrere og ivareta endringer i kontoer og datakilder, samt å forbedre presisjonen og kvaliteten rundt oppdatering av rapporter.
“Fordelen med å bruke Planner er at man får flere forskjellige rapporter på de samme dataene,” sier Nicolay, med henvisning til verktøyets fleksibilitet.
Vil du lese mer?
Hele kundehistorien er funnet på den Profitbase websiden.
Ta kontakt med oss?
Prat med oss